Cinco claves para instaurar en la empresa los hábitos del trabajo productivo

Los líderes empresariales deben ser transparentes, accesibles, establecer metas y plazos realistas y contribuir con hechos, no solo palabras, al objetivo de la productividad y el éxito de la organización.

Implantar una cultura de la productividad en la empresa pasa por cinco puntos cardinales para ayudar a las organizaciones a consolidar unos derechos y hábitos del trabajo productivo.

Lo primero es la actitud. A la hora de seleccionar un grupo de candidatos estos deben estar técnicamente cualificados para los puestos pero, además, deben serpersonas entusiastas. “Profesionales que aprenden del fracaso, reaccionan rápidamente bajo presión y no trasladan culpas”, ha señalado Jenna Fernandes, CEO de CareBooker.com, a The Fast Company.

Además, las reuniones de equipo deben comenzar con una agenda clara y concisa que incluya los objetivos para tomar decisiones. Después debe hacerse un seguimiento de las medidas adoptadas con plazos realistas para su ejecución.

Las metas pueden diluirse si se asignan plazos poco realistas y si se imponen con demasiada frecuenciapeticiones “urgentes”.

Asimismo, un jefe debe ser accesible, estar disponible y conceder a los empleados tiempo para hablar y escucharles. Esto permite ejecutar más rápido los proyectos y extraer del diálogo ideas nuevas que pueden mejorar la empresa, sus procesos y productos.

Además, ser transparente y mostrar a los trabajadores cómo pueden conseguir sus metas, no solo con palabras sino con hechos, ayuda a que el equipo se sienta acompañado en el objetivo de la productividad y el éxito de la empresa.

En España, el año pasado un estudio reveló que el 78% de los ejecutivos nacionales valoró el trabajo flexible como medida para mejorar la productividad (tres puntos porcentuales por encima de la media mundial), no sólo por la reducción de desplazamientos o espacio de oficina no utilizado, sino también en cuanto a la eficiencia de los profesionales.

El 80% de los encuestados destacó el gran sentido de la responsabilidad que genera el trabajo flexible y el 71% lo asoció a un aumento de la creatividad.

Otras medidas valoradas para elevar la productividad de los empleados son ofrecer formación o formas saludables de ir al puesto de trabajo (andando o en bicicleta).

Los 10 errores más comunes en las empresas

1.- Falta de misión y visión

La Misión expone el ¿POR QUÉ? de la existencia de la organización.

Responde ¿quiénes somos?, ¿para qué existimos?, ¿qué hacemos?, ¿para quién trabajamos?, ¿cuáles son nuestros valores?

Todas las decisiones estratégicas surgen a partir de la misión.

La Visión consiste en una declaración formal de lo que la empresa trata de lograr. La descripción minuciosa de esté elemento ayuda a guiar la formulación de estrategias.

2.- Desconocimiento de la matriz FODA

Fortalezas. La carta de presentación, es todo aquello que la empresa puede hacer bien. Habilidades, capacidades, recursos valiosos o logros. Cualquier característica que le dé una posición favorable o ventaja competitiva en el mercado.

Oportunidades. Aquellas áreas que están descuidadas, potencial desaprovechado que ofrece importantes vías de crecimiento y desarrollo.

Debilidades. Cualquier actividad que provoque una posición desfavorable para la empresa.

Amenazas. Factores del ambiente externo de una empresa que pueden afectar su bienestar y crecimiento.

Ambiente interno de la empresa: fortalezas y debilidades.

Ambiente externo de la empresa: oportunidades y amenazas.

3.- Estructura organizacional deficiente

Falta de organización ordenada, funcional, jerárquica y responsable.

4.- Centralización del poder

La mayor parte de las empresas son familiares, priorizan intereses personales y sentimentales.

5.- Carencia de establecimiento de objetivos

El empresario se forma mentalmente cuál es el objetivo de su empresa, sin embargo no lo establece de manera escrita ni formal por lo que el personal que colabora con él no los conoce y por lo tanto las actividades que realiza muchas veces no se encaminan a la consecución del objetivo.

6.- Falta de evaluación y seguimiento

La mayoría de las empresas carecen de sistemas de evaluación de desempeño del personal. Cuándo se establecen políticas en las empresas no se supervisan que ésta sea cumplida por el personal, incluso el primero en romper las políticas de procedimientos es el dueño del negocio, lo cuál trae cómo consecuencia que el personal minimice la importancia de las mismas.

7.- Comunicación deficiente

El no tener definidas las líneas de autoridad genera una comunicación deficiente entre los miembros de la organización ya que éstos no saben con certeza a quién acudir o no se generan vínculos de confianza para que se puedan comunicar los problemas que surjan en la operación cotidiana del negocio.

Recomendación: la comunicación debe ser escrita y firmada, teniendo así respuesta efectiva y eficiente.

8.- Falta de controles administrativos

Los empresarios en su mayoría desconocen la situación financiera exacta de su negocio, debido a que no llevan los controles ni registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotación de inventarios, porcentaje de ventas a crédito etc.

La contabilidad sólo se utiliza con fines fiscales y no para la toma de decisiones de las empresas.

Recomendación: El dueño debe fijarse un "salario del mercado" por ejemplo $20,000 y sobre ese salario fijar su nivel de vida. De ahí debe pagar sus viajes, compras personales, etc., y no tomar más dinero de la empresa para su usó personal.

9.- Desinterés por los aspectos jurídicos - corporativos

Tomando en consideración que la mayoría de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos jurídico-corporativos de los negocios ya que se cree que el único requisito que se debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente cómo sociedad.

10.- Utilizar un estilo de administración reactiva y no preventiva

No perder de vista aspectos de planeación, organización, dirección y control. Para esto deben agruparse en áreas las diversas actividades que se llevan a cabo como: ventas, servicio, personal, finanzas.

Identificando lo que se hace en cada una con la finalidad de delegar autoridad y responsabilidad.

Todas las áreas y todos los colaboradores de la empresa son importantes.

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