Metodología para la selección de software

Tomado de:
http://www2.technologyevaluation.com/es/selection-services/Methodology/

Metodología para la selección de software

Bien sea que este usted abordando un proyecto de selección por si mismo, o contando con el consejo imparcial de los expertos de TEC, le recomendamos seguir nuestra metodología en la selección de software.



Entérese sobre la metodología de selección de TEC:
Preselección - Cree un caso de negocios fuerte para lograr la aprobación del proyecto de selección.Servicios de respaldo en la decisión de preselección

Antes de llevar a cabo un proyecto de selección de software, usted puede requerir una justificación sobre la necesidad de actualizar o comprar un nuevo sistema. TEC puede contribuir en la creación de un caso de negocios fuerte para sustentar su decisión y asegurar la aprobación o el financiamiento.

TEC puede ayudarle a:

• Crear un panorama del estado actual de su empresa, así como una perspectiva general de sus planes de crecimiento
• Identificar y priorizar los requisitos técnicos y funcionales de alto nivel
• Generar un costo total de propiedad de alto nivel y un análisis de valor
• Identificar el proveedor que cuyo producto satisface mejor sus requisitos técnicos, funcionales y de presupuesto 

Primera fase en la selección de software: Investigación

Un proyecto de selección exitoso empieza con una cuidadosa selección. Antes de empezar a evaluar vendedores usted debe:

• Definir sus objetivos de corto y largo plazo - Usted debe comprender lo que quiere lograr con el proyecto de selección. ¿Esta usted tratando de resolver un problema particular? ¿Intenta alinear los procesos empresariales? ¿Desea actualizar sistemas viejos?
  
  A este punto es igualmente importante pensar en como cambiará su empresa con el tiempo, y como una nueva solución de software puede ayudarle en sus consideraciones sobre el futuro.
  
• Identificar y entrevistar a las personas interesadas - La compra de un sistema empresarial afecta las personas en todos los niveles de la organización. Es muy importante escuchar el aporte de todas estas personas, para definir apropiadamente sus requisitos.
  
• Seleccionar su equipo de trabajo - Estas son las personas que participaran activamente en el proceso de selección. Todos los grupos de personas interesadas deben estar representados.
  
• Examinar sus sistemas y procesos empresariales existentes - Conocer la capacidades de su sistema actual es fundamental para comprender donde debe añadir o mejorar las funcionalidades.
  
  Al mismo tiempo, la revisión de sus procesos empresariales le puede ayudar a señalar áreas donde usted puede reemplazar prácticas ineficientes, con mejores prácticas que serán respaldadas por el nuevo sistema.
  
• Listar y priorizar sus requisitos técnicos y funcionales.
  
  
  • Los requisitos funcionales son los elementos que usted necesita que tenga el sistema. Por ejemplo, los requisitos funcionales para un sistema CRM pueden incluir las herramientas para automatizar el mercadeo.
    
  • Los requisitos técnicos son los elementos que el nuevo sistema debe tener, para integrarse sin problemas con su infraestructura TI. Por ejemplo, usted puede necesitar el soporte para un servidor particular o una plataforma de base de datos.
    
  Asignando prioridades iniciales a estos requisitos le ayudará a determinar que es importante, que no lo es y cuales son los elementos esenciales a tener.
  
• Crear una lista de proveedores - Basado en sus requisitos, usted puede crear una lista inicial y extensa de proveedores para la evaluación.

Al final de la fase de investigación, su equipo de trabajo para el proyecto, deberá tener una clara idea de lo que pueden lograr y como empezar su evaluación.


TEC le ayuda a empezar correctamente su proceso de evaluación

Los centros de investigación de TEC le proveen con los conocimientos de sus analistas, análisis del mercado, reportes de tendencias del mercado e información de productos y proveedores para apoyarle en las primeras fases de sus proyectos de evaluación.

Usted también puede contratar los servicios de TEC para sustentar su proyecto de selección con nuestra metodología de mejores prácticas, y nuestra experiencia en la industria, desarrollada con la participación en cientos de proyectos de selección. Nuestros analistas pueden:

• Llevar a cabo sesiones de orientación para ayudarle a empezar el proyecto de selección
• Contribuir en la creación de un panorama general de su negocio, de su crecimiento o planes futuros, y cristalizar sus objetivos de corto y largo plazo.
• Trabajar con el equipo del proyecto para identificar, revisar y priorizar sus requisitos técnicos y funcionales.
• Entrevistar su grupo de ejecutivos y revisar la documentación existente para ayudarle a modelar procesos empresariales claves.

Si su organización tiene más de una división, subsidiaria o instalación, nuestros administradores de proyectos trabajaran directamente con cada grupo para obtener una lista de requisitos, que integren las necesidades de cada grupo con las necesidades de toda la organización.

Segunda fase en la selección de software: evaluación

Después de la fase de investigación, su equipo de trabajo para el proyecto debe tener una clara comprensión de las metas y requisitos para la selección. Entonces, podrá usted empezar a refinar la lista de proveedores creada durante la etapa de investigación, con el objeto de obtener una lista corta, para una evaluación más detallada.

Durante la fase de evaluación usted podrá:

• Priorizar sus requisitos y convertirlos en un modelo de decisión
• Enviar la peticiones de información (RFI, del inglés Request for proposal)
• Recolectar, validar y analizar las respuestas al RFI

Al final de la fase de evaluación usted deberá tener una lista corta de proveedores a los cuales invitará a presentar su software, preferiblemente en sitio.


TEC tiene las herramientas para hacer más fácil su evaluación de software

Los analistas de TEC pueden ayudarle a través de todas las etapas del proceso de evaluación, además de ayudarle a hacer la selección final del sistema.

Nuestro sistema de apoyo en las decisiones, eBestMatch, es la solución ideal para crear su modelo de decisión. Benefíciese con nuestras bases de conocimientos para comparar los proveedores en su lista, y evaluar que tan bien pueden estos responder a sus requisitos específicos. Usted puede además, usar eBestMatch para crear escenarios hipotéticos y observar como puede una solución escalar en la medida en que su empresa evoluciona.

TEC le puede proveer plantillas RFI y RFP estándar de la industria para ayudarle a obtener respuestas precisas por parte de los vendedores. Nuestras plantillas contienen miles de criterios técnicos y funcionales que han sido validados por nuestros analistas para asegurar su exactitud. Podemos ayudarle adaptar estos documentos de acuerdo con los requisitos de su compañía.

Tercera fase en la selección de software

Mientras las fases de investigación y evaluación dentro del proceso de selección se enfocan en recoger información de los proveedores, la etapa de selección es el momento en el cual usted pide a los proveedores pruebas de lo que afirman poder hacer.

Para lograr la mejor selección de software, usted debe:

• Recopilar de múltiples fuentes información sobre los proveedores y calificarla. Incluye:
  
  
  • Información del mercado - Esta puede incluir información técnica más detallada, casos de estudio y otros materiales de mercadeo.
  • Demostraciones en sitio - Al mismo tiempo que las pruebas de los usuarios, esta es la parte más importante de la fase de selección. Usted necesita preparar un guión técnico que tenga en cuenta sus más importantes requisitos, y garantizar que los proveedores lo sigan en detalle.
  • Pruebas para los usuarios - Para asegurar que su personal se sienta cómodo con los las soluciones propuestas, es importante que ellos puedan ensayarlas a tiempo. Asegúrese de preparar cuidadosamente los guiones incluyendo las tareas del día a día de los usuarios.
  • Referencias - Hablar con aquellas compañías que han implementado una solución dada, provee una oportunidad para preguntar sobre la realidad de sus pros y contras.
• • Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores. Asegure que los implementadores tienen una idea clara sobre como implementar la solución dentro de los límites de su presupuesto y procesos empresariales, así como una perspectiva realista sobre el cronograma y los informes sobre el proyecto.
• • Lleve a cabo un análisis de los costos totales de propiedad. Indague sobre los costos reales de cada solución, costos de implementación, de mantenimiento, etc.

Cargando toda esta información en el modelo de decisión, usted puede medir criterios cualitativos tales como facilidad de uso y nivel de comodidad con cada solución, así como los costos; para finalmente, evaluar y jerarquizar con precisión los proveedores de su lista corta de prospectos.

Apoyado en esta información detallada y precisa, usted puede notificar con confianza a los proveedores perdedores y negociar el mejor precio con el proveedor ganador.


TEC puede ayudarle a obtener la información que usted necesita para tomar una decisión bien informada

Adaptar los guiones técnicos a su modelo de negocios

Habiendo participado en innumerables demostraciones, los expertos de TEC pueden ayudarle a crear los guiones que se ajustan a sus requisitos empresariales.

• Los formatos de guiones estandarizados de TEC facilitan las comparaciones de las demostraciones de los proveedores en la licitación, además de sopesar con precisión las diferencias entre las soluciones.
• TEC puede actuar como moderador asegurando que los proveedores se adhieren al guión y responden a todas sus preguntas.
• Para ayudarle a equilibrar los puntajes de los proveedores, TEC le provee una evaluación neutral y objetiva del rendimiento de cada uno de ellos.

Analice los costos y valor real

La etapa de cotización es una de las más importantes en su proyecto de selección. Es muy importante comprender cuanto le costará la solución inicialmente y en el tiempo.

• TEC le ayuda a producir el documento para la petición de cotización (RFQ), al cual los licitadores pueden responder con precisión, ayudando a determinar los costos totales de propiedad de cada solución.
• Los analistas de TEC pueden realizar un análisis de valor que equilibre los costos totales de propiedad, con relación a como cada solución satisface las necesidades de su empresa. Saber cual es el nivel de precio en el cual la solución ganadora se convierte en la segunda, es una herramienta invaluable durante la negociación del contrato.

Cuarta fase en la selección de software: Post selección

Una vez usted ha seleccionado la mejor solución de software para su organización, puede comenzar las negociaciones con el proveedor ganador. La información recogida dentro del proceso de evaluación y selección, le ayuda a mantener bajo control las negociaciones del contrato y llegar rápidamente a un acuerdo, para pasar luego a la etapa de implementación.

La implementación es un proceso complejo y difícil de realizar dentro del tiempo, y del presupuesto. Además, se puede dar el caso que usted y el implementador, ya sea el mismo vendedor o un tercero, tienen diferentes perspectivas en varios puntos de la implementación.


TEC puede ayudarle a negociar el mejor precio y a mantener bajo control la implementación del sistema

Con años de experiencia en negociaciones formales de precios, los expertos de TEC le pueden ayudar a crear una estrategia de negociación exitosa. Podemos revisar su proyecto de selección y equiparle con la información que realmente le ayudará al sentarse a la mesa de negociaciones. Entendiendo exactamente por qué seleccionó usted un producto especifico, puede mantener las negociaciones enfocadas en los requisitos y lograr el mejor precio por la solución de software. .

Una vez empieza la implementación, TEC puede revisar su plan de implementación y proveerle con valiosas sugerencias que le permiten mantener el control del proceso. Podemos además servirle de auditores en la implementación, haciendo de enlace entre usted y el proveedor o implementador, para asegurar que sus intereses están primero.

Cuando usted contrata a TEC como su auditor en la implementación, nosotros:

• Aseguramos que el proveedor entregue los servicios y productos prometidos
• Auditaríamos cada hito de la implementación y proveemos detallados reportes
• Informamos a las partes interesadas sobre el progreso de la implementación
• Coordinamos los recursos para mantener el control y prevenir que las cosas tomen dimensiones inesperadas
• Le ayudamos a negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance 

Gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software

Una vez terminado su proyecto de selección o implementación de software, TEC le recomienda adoptar una estrategia de gestión del ciclo de vida para la arquitectura del software.

Su proyecto de selección le habrá proporcionado una radiografía actualizada y completa de la infraestructura TI de su empresa, con la lista detallada de sus características y funcionalidades. En la adopción de una estrategia de gestión del ciclo de vida, usted puede usar esa radiografía para identificar claramente los sistemas que están conduciendo su empresa, identificar redundancias, y adoptar una perspectiva rentable y racionalista sobre la optimización de sus sistemas de software empresarial.

Para las grandes empresas manejando docenas de sistemas al tiempo, mantener información sobre su infraestructura TI, les permite:

• Manejar selecciones futuras de software más efectivamente
• Determinar si es más rentable actualizar, reemplazar, consolidar o adquirir nuevas tecnologías.
• Permanecer en conformidad con las regulaciones gubernamentales