5 señales de que tu proyecto BPM no saldrá bien

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Por fin haz obtenido el apoyo necesario para iniciar tu proyecto de automatización de procesos. Se han leído decenas de recursos para entender mejor BPM y creen que están listos para comenzar a trabajar . Y luego de un par de semanas sientes que las cosas no van como deberían. Quizás ves que tus diagramas no parecen expresar el proceso como deberían. O tal vez no sientes que todas esas cosas positivas que haz escuchado de BPM se vayan a aplicar a tu proyecto.
Este no es un escenario improbable. De hecho, es bastante común. ¿Por qué?. Generalmente una combinación de falsas expectativas con malas costumbres. Típicamente hay indicaciones claras de que no se va en el camino correcto. Aquí les presento 5 señales que deberían hacerte decir “Alto, es hora de corregir”:

Solo una persona es responsable de decidir como es el proceso

Sabes que todo empieza documentando y modelando el proceso. Pero resulta que solo aparece una persona con la intención de “explicarnos” como funciona.
Un proceso de negocio representa el acuerdo de distintas partes de cómo colaborar para alcanzar un objetivo especifico. Si solo tenemos un interlocutor lo mas probable es que esa persona defina acciones que no son realmente de su competencia. Mañana cuando nuestro proceso automatizado este listo hay un altísimo riesgo de que las otras áreas vengan y digan que de la forma que se definió ellos no pueden completar sus actividades

Los “jefes” no están involucrados

El objetivo que persigue un proceso de negocio es seguramente responsabilidad de un director o de una línea de negocio. Pero allí estas tu junto a las personas encargadas de definir el proceso y resulta que ningún es realmente el responsable del resultado final. ¿Bajo que criterios se decidirá cuando haya conflictos en las opiniones de los participantes? ¿Cómo saber en esa audiencia que la forma en la que se esta diseñando el proceso cumple con las estrategias y políticas que se han definido en la organización? ¿Qué compromiso con el entregable final tiene la misma persona que es responsable del cumplimiento de las metas?

Se pretende que el proceso en cualquier momento se regrese a cualquier tarea

El requerimiento es claro: Los usuarios decidiremos el flujo del proceso en cada ocurrencia del mismo, por lo que necesitamos poder ir a cualquier tarea en cualquier momento… ¡Alto!. Si esto ocurre lo que significa es que: 1) Tus usuarios no tienen realmente idea de cómo funciona el proceso y/o 2) Tus usuarios no confían en ti o en la tecnología para controlar su proceso.

Las acividaes se expresan en términos de lo que saldrá en la pantalla

Cada vez que alguien tiene que describir la tarea que debe realizar lo hace explicando como es que debe ser “el sistema”. Lo que esta ocurriendo aquí es que están tratando de construir una aplicación y no han asimilado el concepto de que un proceso de negocio es realmente una definición de cómo debe ser el comportamiento de la organización y que la tecnología es solo una herramienta de soporte. De hecho, de cara al proceso de negocio, la tecnología disponible debe ser irrelevante en función de la posibilidad de realizarlo correctamente

Los responsables no pueden responder preguntas tipo “¿Qué pasa si …?”

Estas documentando el proceso y todos los participantes pueden describir con lujos de detalle los pasos que se deben seguir. Luego de modelar ese “camino color rosa” comienzas a preguntar “¿Qué debemos hacer si no nos llega esta notificación en X tiempo?” “¿Qué pasa si falla la integración con el sistema Y?” “¿Qué debe hacer el proceso si la persona Z no esta disponible?” y toda tu audiencia se comienzan a mirar nerviosamente entre ellos. Lo que ha ocurrido aquí es que necesitas involucrar a personas que manejen mas el detalle operativo y tenga real experiencia de campo con el proceso. Mas veces de las que creemos, los niveles mas bajos operativos conocen que contingencias aplicar cuando ocurre algo no ideal; y estas definiciones son simplemente no son conocidas por los mas “jefes”.
¿Qué hacer cuando aparecen estas señales?. En primera instancia, detenerse. Hace mas daño tratar de solucionarlas sobre la marcha que realmente hacer un corte y decir “Tenemos que hablar”. Cada situación es distinta, pero es probable que debas revisar el apoyo organizacional con el que cuentas, volver a definir la audiencia con la que vas a trabajar, educar a tus usuarios y aclarar que es lo que realmente se esta buscando lograr con este tipo de iniciativas.