Introducción a Business Process Management (BPM)
El presente artículo tiene como objetivo presentar de
manera breve los conceptos fundamentales de la disciplina de BPM, por
qué ésta se debería adoptar en las empresas y finalmente cómo la misma
se relaciona con las tecnologías de IT para dar soluciones de valor
agregado a los negocios de empresa.
Está pensado para una audiencia que no conoce de este
tópico y con la necesidad de querer aprenderlo de una forma rápida y
sencilla.
Se puede definir a BPM como una disciplina o enfoque
disciplinado orientado a los procesos de negocio, pero realizando un
enfoque integral entre procesos, personas y tecnologías de la
información.
BPM busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear,
controlar y medir los procesos de negocios que una organización
implementa. El enfoque contempla tanto procesos manuales como
automatizados y no se orienta a una implementación de software.
Algo importante a tener presente es que BPM no es una tecnología
de software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su
implementación efectiva.
Dependiendo del uso del enfoque y su aplicación, BPM puede verse
como una metodología, como una herramienta estratégica o bien como
conjunto de herramientas tecnológicas, no existe definición precisa,
todo depende del prisma que utilicemos para ver la realidad. No
obstante, personalmente creo que la definición de “enfoque disciplinado”
es el mejor acercamiento para describirla.
Una organización podría hacer uso de este enfoque por
muchas razones, pero personalmente creo que el hecho que BPM traiga de
la mano a los procesos, las personas y la tecnología de la información de manera conjunta es la razón principal para adoptarla.
Los enfoques previos trataban de manera separada a estos tres
elementos, produciendo una brecha a veces insalvable entre las
tecnologías de IT y negocio. Esta brecha al mediano/largo plazo resulta
en pérdidas (millonarias en muchos casos) que las empresas deben
afrontar.
La orientación al proceso es un enfoque más real para el modelado
de situaciones organizacionales. Una organización esta regulada por
procesos, y son estos lo que hacen que la organización tenga vida.
Dependiendo de cómo estos están implementados, esta vida podrá ser mas
corta o larga.
Si una empresa conoce de sus procesos, podrá entonces modelarlos, estudiarlos, medirlos y finalmente optimizarlos para satisfacer los objetivos del negocio.
Si en este modelado de procesos, además se integran las
tecnologías de IT de manera inteligente y los recursos humanos que
forman parte de los procesos, el producto final será más integral,
consistente y con menos grietas.
BPM se basa en muchos principios o consideraciones
que atacan a problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo
de sistemas de información dentro de las mismas. Todas estas
consideraciones llevadas a la práctica efectiva mitigan estos problemas
diarios.
BPM considera fundamental el monitoreo del proceso
para estar midiendo su performance y detectar posibles falencias.
Mediante el monitoreo se puede determinar si el proceso genera los
resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La
creación y uso de métricas y KPIs (Key Performance Indicators), es clave
para realizar un control detallado de cada proceso.
Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas,
es necesario tener una documentación detallada de cada actividad
organizacional. BPM impulsa el entendimiento y modelado de todos los
procesos por medio de la documentación. Apoyándose en herramientas de
software de modelado de procesos este punto puede ser alcanzado
eficientemente.
Otro aspecto importante es la automatización de los procesos.
Esto es algo que toda empresa quiere lograr para mejorar sus
operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias. La cuestión clave
que muchos olvidan, es que antes de automatizar cualquier proceso
primero se lo tiene que entender y mejorar. Bien vale recordar las
palabras de Bill Gates respecto a este tema:
La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es
que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la
eficiencia.
La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.
De esta frase se desprenden muchas lecciones por
aprender en todo la disciplina IT (podría ser artículo completo respecto
al asunto), pero yendo a lo específico del modelado de procesos es el
punto es que la automatización no sirve de nada si no se arregla o
mejora el proceso desde el punto de vista del negocio. Mediante BPM es
más fácil comprender los procesos, por ende modelarlos, entenderlos y
optimizarlos, para luego una posterior automatización.
Como se menciono previamente, la visión conjunta de los procesos,
las personas y la tecnología, en orden para mejorar la performance de
los procesos es clave para el éxito de cualquier empresa.
Muchos estudios sobre empresas que han aplicado BPM han
demostrado los beneficios son mayores a los intentos tradicionales de
otras metodologías o enfoques. Personalmente creo que la clave del éxito
fue poner mismo canal el lenguaje de los negocios (procesos y recursos
humanos) y el lenguaje de IT, y conjuntamente definir un enfoque para
mejorar las ganancias y beneficios del negocio.
Como se mencionó previamente, BPM se basa en las últimas
herramientas tecnológicas de software para la implementación de
soluciones.
IBM proporciona una suite de productos para desarrollar de forma
exitosa todas las etapas que intervienen en el desarrollo de una
solución BPM. La siguiente tabla describe los principales productos.
| Producto | Descripción |
|---|---|
| WebSphere Business Modeler | Esta herramienta es utilizada por el analista de negocios para
modelar, documentar, visualizar y entender los procesos del negocio. La misma permite ejecutar simulaciones sobre los procesos definidos para identificar problemas o cuellos de botella. También en esta etapa de modelado se pueden definir métricas y KPIs para luego ser utilizados por WebSphere Business Monitor. Los modelos aquí generados luego se pueden exportar para tomarlos como entrada en WebSphere Integration Developer para el desarrollo de los artefactos de software. Es importante destacar que los modelos se exportan a lenguaje BPEL (Business Process Execution Language), siendo éste último un estándar de la industria. |
| WebSphere Integration Developer | Con WebSphere Integration Developer se pueden desarrollar
servicios o soluciones basadas en SOA (Service Oriented Architecture)
utilizando WebSphere Process Server, WebSphere Enterprise Service Bus y
WebSphere Adapters. Esta herramienta fomenta el uso de SOA, creando activos de IT como componentes de servicios y fomentando la reutilización de componentes. Al momento de trabajar, el desarrollo y conexión de componentes es muy fácil dado que los mismos se desarrollan visualmente y con la tecnología de drag and drop. |
| WebSphere Process Server | Este producto es el motor donde se instala y ejecuta la solución BPM desarrollada en WebSphere Integration Developer. El mismo tiene en su base un servidor IBM WebSphere Application Server, trayendo consigo la confiabilidad y robustez ya característica de este servidor líder en el mercado. |
| WebSphere Business Monitor | Es un entorno que permite monitorear de manera constante e
integral la solución BPM, proporcionando visibilidad punto a punto de
toda la actividad del negocio. Mediante este producto los analistas de negocio y ejecutivos pueden ver de manera sencilla la performance de sus procesos. |
La siguiente Figura 1 muestra un ciclo básico de vida bajo el enfoque BPM utilizando las herramientas que se describieron.
Al utilizar una suite unificada de herramientas de alto nivel,
todos los artefactos que se generan en el proceso quedan
interrelacionados y conectados. Esto último permite reducir las brechas
que casi siempre se producen entre las fases de:
- Análisis – Desarrollo
- Desarrollo – Implementación
- Implementación – Monitoreo/Mantenimiento
Recordar siempre que es vital nunca perder la interrelación de
los artefactos que se producen en las diferentes etapas, esto es clave
para la etapa de mantenimiento del sistema (le etapa que más tiempo
consume del ciclo de vida del sistema!!!).
Tomado de: Arquitectura en base a IBM,
- Business Process Management – ISBN: 9781932546514.
- Business Process Management: Beyond Technology (a report)
- Business Process Management Practical Guidelines to Successful Implementations – ISBN: 9780750686563.
- IBM Business Process Management Reviewer’s Guide
- BPM Solution Implementation Guide
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